Как правильно заверить документ: «копия верна»

 

Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка по существующим правилам:

• заверительная надпись (штамп «копия верна» или штамп «верно»)

• должность лица, который заверил копию: руководитель организации или уполномоченный работник, на которого возложено исполнение таких обязанностей (приказом по основной деятельности, доверенностью или должностной инструкцией)

• подпись заверившего лица

• расшифровка подписи (ФИО)

• личная печать (допускается в том числе печать отдела кадров)

• отметка о нахождении подлинного документа в организации

• дата заверения (выдачи)

(ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.;

Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. №9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Заверение нескольких страниц копий документа осуществляется путем проставления штампа «копия верна»:

• постранично (отдельно на каждый лист, но если текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии);

• прошивая и пронумеровывая все копии листов документа, и на место прошивки приклеить лист бумаги и на нём сделать заверительную надпись с указанием количества страниц.

Документы, заверенные штампом «копия верна», могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, нотариальным конторам, бухгалтериям компаний, офисам фирм при выдаче копий работникам, представителям внебюджетных фондов, контрагентам и др.